آفیس

تبدیل فایل اکسل به پی دی اف در کامپیوتر

تاکنون به این فکر کرده اید که چطور می توان نمودار یا المان های طراحی شده یا حتی شیت های اکسل را به یک فایل pdf تبدیل کرد و به راحتی این فایل را با دیگران به اشتراک گذاشت به طوری که در تمام دستگاه ها و سیستم عامل ها به یک شکل نمایش داده شود؟ تبدیل فایل اکسل به PDF یکی از پرکاربردترین انواع ذخیره سازی فایل ها در نرم افزار Excel محسوب می شود. فایل PDF یک فایل فقط خواندنی است که از محتوای مورد نظر تصویری کاملا واضح و با کیفیت و بدون به هم ریختگی نمایش می دهد. ممکن است در هنگام ارسال فایل هایی با پسوند doc. و xslx. از طرق مختلف فونت و کاراکترهای این فایل ها دچار بهم ریختگی شوند. اما با استفاده از راهکار تبدیل فایل اکسل به PDF می توان از این اسناد یک تصویر یا عکس گرفت و آن را در قالب یک فایل فقط خواندنی برای مخاطب ارسال کرد. در مقاله لیست پسوند فایل ها توضیحات کاملی در مورد انواع پسوندهای موجود برای فایل های مختلف ارائه کرده ایم. اغلب تبدیل فایل اکسل به پی دی اف به این دلیل است که مخاطب شما فایل اکسل را مشاهده کند اما قادر به تغییر اطلاعات آن نباشد. یک دلیل عمده دیگر ارائه گزارشات است. در این مقاله از میزبان فا مگ دو روش برای تبدیل اکسل به پی دی اف را مورد بررسی قرار می دهیم.

در مقاله تبدیل فایل اکسل به فایل پی دی اف با مباحث زیر آشنا خواهید شد:

نحوه ذخیره فایل اکسل به صورت pdf

بهترین نوع گزارش و آمارگیری استفاده از جدول است. نرم افزار اکسل یکی از بهترین و ساده ترین ابزارهایی است که می توان با استفاده از آن جداول را طراحی و برای ارائه گزارشات سازمانی فاکتورها آمارگیری و… از آن استفاده کرد. پس از ساختن فایل اکسل بهترین شیوه برای نمایش اطلاعات درون آن تبدیل فایل اکسل به PDF است. با تبدیل اکسل به پی دی اف از محتوای اکسل عکسی با کیفیت خواهیم داشت که می توان روی اندازه های مختلف کاغذ پرینت گرفت. روند ذخیره فایل اکسل به صورت پی دی اف توسط خود نرم افزار اکسل صورت می پذیرد و نیاز به نصب هیچ گونه نرم افزار جانبی ندارد. به عبارت دیگر در پاسخ به این سوال که چگونه فایل اکسل را به PDF تبدیل کنیم باید گفت خود نرم افزار آفیس این کار را انجام خواهد داد. البته برای تبدیل فایل اکسل به PDF نرم افزارها و ابزارهای آنلاین مختلفی وجود دارد اما خود نرم افزار اکسل به ساده ترین شکل ممکن این کار را انجام می دهد و نیازی به استفاده از ابزارهای دیگر نیست.

1- تبدیل اکسل به پی دی اف بدون بهم ریختگی

در این بخش دو روش برای تبدیل فایل اکسل به PDF بدون نرم افزار جانبی را ارائه می کنیم. در واقع دو مسیر برای تبدیل اکسل به پی دی اف وجود دارد.

  1. در اولین مرحله از تبدیل فایل اکسل به پی دی اف پس از این که فایل اکسل خود را آماده کردید روی منوی File کلیک کنید.
    تبدیل اکسل به pdf در نسخه های مختلف اکسل
  2. در منوی ظاهر شده روی گزینه Save As کلیک کنید. پس از آن قسمت Browse را انتخاب کنید تا بتوانید محل ذخیره این فایل را تعیین کنید.
     تبدیل فایل اکسل به PDF بدون نرم افزار جانبی
  3. در قسمت سمت چپ پنجره ظاهر شده محل ذخیره فایل اکسل با فرمت pdf را انتخاب کنید. (مثلا در دسکتاپ یا هر جای دیگر که مد نظرتان است). سپس یک نام برای این PDF انتخاب کنید.
    تبدیل فایل اکسل به PDF بدون نیاز به نصب نرم افزار
  4. مهم ترین قسمت گزینه Save as type است. نوع فرمتی که می خواهید فایل اکسل به آن تبدیل شود در این قسمت تعیین می گردد. همانطور که مشاهده می کنید انواع و اقسام مختلف فرمت ها قابل تبدیل هستند. در این جا به منظور ذخیره فایل اکسل به پی دی اف می بایست گزینه PDF را انتخاب کنید و در نهایت روی دکمه Save کلیک کنید.
  5. خروجی فاکتور، شیت یا فایل اکسل شما به صورت PDF همانند شکل زیر است. این کار خیلی سریع و در عرض چند ثانیه انجام می شود. در واقع می توان گفت این روش ساده ترین و سریع ترین راهکار تبدیل excel به پی دی اف بدون بهم ریختگی است.

روش های تبدیل فایل اکسل به فرمت PDF

اصولا از این روش برای ذخیره فایلexel به صورت پی دی اف بدون بهم ریختگی استفاده می شود. تا بتوان شیت، نمودار، فاکتور و… را بدون تغییر ظاهری به کاربران ارائه کرد.

2- نحوه ذخیره فایل اکسل به صورت pdf

مسیر دیگری هم برای تبدیل excel به پی دی اف بدون بهم ریختگی وجود دارد. روش دیگر برای ذخیره فایل اکسل به صورت پی دی اف این است که از کل فایل اکسل و شیت های آن یک خروجی تهیه کنید.

  1. ابتدا فایل اکسل خود را باز کنید.
  2. بعد از انتخاب منوی File همانند تصویر زیر گزینه Export را برای تبدیل اکسل به پی دی اف بدون تغییر فونت انتخاب کنید.
    تبدیل اکسل به پی دی اف بدون بهم ریختگی
  3. در این راهکار خروجی تنها با دو فرمت PDF و XPS  ایجاد می شود. باید بدانید فرمت XPS نیز یک فرمت فقط خواندنی است و بیشتر برای طراحی صفحات مورد استفاده قرار می گیرد. مانند روش قبلی پس از تعیین محل ذخیره، نام فایل PDF را انتخاب و روی دکمه publish کلیک کنید.

چگونه فایل اکسل را به PDF تبدیل کنیم

بدین ترتیب یک فایل پی دی اف بدون تغییر فونت تهیه و نمایش داده خواهد شد. شما می توانید این فایل را با اشخاص مورد نظر خود به اشتراک بگذارید بدون اینکه نگران بهم ریختگی و تغییر فونت فایل خود باشید.

سوالات متداول در مورد تبدیل اکسل به پی دی اف

  • تبدیل اکسل به pdf در نسخه های مختلف اکسل متفاوت است؟
    خیر. با استفاده از دو روش بالا می توانید در همه نسخه های آفیس عمل ذخیره اکسل به پی دی اف را انجام دهید.
  • اگر در سلولی از اکسل عکسی داشته باشیم آیا در هنگام تبدیل به پی دی اف این عکس نمایش داده خواهد شد؟
    بله همه فرمت ها و محتویات سلول ها نمایش داده می شود. البته ممکن است در کیفیت عکس ها تغییر اندکی ایجاد شود ولی نمایش داده خواهند شد.
  • آیا امکان تبدیل یک فایل پی دی اف به اکسل وجود دارد؟
    همانطور که اشاره شد فایل پی دی اف یک عکس از فایل مورد نظر شما می گیرد. از این رو تبدیل فایل پی دی اف به اکسل امکان پذیر نیست.
  • چرا در هنگام ذخیره اکسل به صورت پی دی اف اعداد انگلیسی می شوند؟
    باید تنظیمات پرینت را تغییر دهید. در مقاله ای جداگانه در مورد این موضوع توضیح خواهیم داد.
  • اگر در سلول یا سلول هایی از اکسل لینکی قرار داده ایم در هنگام تبدیل اکسل به پی دی اف لینک فعال خواهد ماند؟
    بله، اگر در سلولی از اکسل لینکی وجود داشته باشد بعد از تبدیل آن به پی دی اف این لینک همچنان برقرار خواهد بود. با نگه داشتن کلید Ctrl و Enter در فایل پی دی اف می توانید به مقصد لینک بروید.
  • تبدیل فایل اکسل به XPS چگونه است؟
    در راهکار دوم همین مقاله به نحوه تبدیل فایل اکسل به XPS اشاره کردیم. تنها کافیست به جای pdf نوع خروجی را XPS در نظر بگیرید.

در این مقاله از میزبان فا مگ دو روش کاربردی و ساده برای تبدیل اکسل به پی دی اف را به صورت تصویری آموزش دادیم. بهترین روش ارائه نتایج کارها و فعالیت ها قرار دادن آنها در اکسل است. اما نمایش آنها در خود فایل اکسل شاید مطلوب نباشد. از این رو با تبدیل آنها به فایل PDF و پرینت آنها می توان به روش بسیار بهتری از کارها و فعالیت ها گزارش ارائه داد. امیدواریم این آموزش برای شما مفید واقع شود. شما چه روشی برای ذخیره فایل اکسل به صورت پی دی اف می شناسید؟

آموزش رایگان اکسل

عرفان اسدی

عرفان، کارشناس ارشد علوم کامپیوتر است و از سال 96 فعالیت خود را به عنوان مترجم، تولیدکننده محتوا و اینفوگرافیست در زمینه‌های علم و فناوری، سخت‌افزار و علوم کامپیوتر شروع کرده است. در حال حاضر عرفان عضوی از تیم تحریریه میزبان فا است.

‫27 دیدگاه ها

  1. سلام و خسته نباشید..بعد از ذخیره فایل اکسل به pdf بوردرها نمایش داده نمیشن..دلیلش چیه؟ممنون میشم راهنماییم کنید

    1. سلام
      باید تنظیمات قسمت Page Layout را بازبینی کنید و در صورت نیاز اصلاح کنید. حتما باید تیک گزینه Print را در ناحیه Gridlines را بزنید. همچنین میزان Scale را روی حد بالایی بگذارید. احتمالا با این دو کار مشکل حل خواهد شد.

  2. سلام.
    برای تبدیل فایل اکسل به پی دی اف، سیستم من گزینه اکسپورت رو نداره
    دلیلش چیه؟

    1. با سلام دوست عزیز
      ممکن است برنامه اکسل شما به روز نباشد. پیشنهاد می کنم از روش اول برای این کار استفاده نمایید.
      موفق و پیروز باشید

  3. سلام
    من یک فایل اکسل دارم که داخل سلول ها از فلش و کروشه یا آکولاد استفاده کرده ام. موقع پرینت یا تبدیل به pdf تماما جا به جا می شوند و متن بهم میریزد. اینم بگم که برای جایگزاری فلش یا… بین کلمات فاصله گذاشته ام که بتونم فلش رو جایگذاری کنم. بعضی جاها فلش حرکت میکنه و بعضی جاهای دیگه میزان فاصله ها تغییر کرده که متن رفته داخل فلش !! در حالت عادی همه چی خوبه مشکل فقط در پرینت و pdf کردن هست.
    مشکل کجاست؟ چه تنظیماتی نیازه که همه چی سرجاش بمونه ؟

  4. ببخشید من فایل اکسل خودم رو به پی دی اف تبدیل کردم ولی نصفش نیست
    یعنی نصفش توی یه صفحه ای هستش و نصف دیگه ایش هم توی یه صفحه ی دیگه
    چیکار باید کنم؟؟

      1. سلام و احترام دوست عزیز؛
        بله می بایست فایل خود را با فرمت pdf ذخیره کنید.

    1. سلام و احترام دوست عزیز؛
      ابتدا می بایست جهت صفحه را تنظیم نمایید سپس محدوده نمایشی را بررسی کنید زمانی که در راتسای ذخیره اکسل به صورت pdf اقدام می کنید خطوطی خط چین در اکسل نمایش داده می شود که محدوده نمایشی نام دارد و باید به آن دقت داشته باشید.

  5. سلام
    وقتتون بخیر
    من تعداد زیادی فایل اکسل دارم که میخواستم پرینت بگیرم نمیتونستم بیشتر از ۱۵ مورد کلیک کنم یرینت بگیرم.
    اول اینکه آیا میتوان ۱۰۰ فایل اکسل رو یه ضرب پرینت گرفت؟
    و اینکه چطوری میتوان همه رو رو یه پی دی اف کرد؟

    1. سلام و احترام؛
      بله امکان ادغام چند اکسل و حتی ادغام شیت های اکسل وجود دارد بدین منظور می توانید با مراجعه به وبسایت professor-excel.com در خصوص دانلود Professor Excel اقدام کنید. پس از آن منوی جدیدی با امکانات جذاب به اکسل شما اضافه خواهد شد.

  6. سلام .من روش اول رو میرم ولی این ارور رو میده
    document not save

  7. سلام وقتتون بخیر
    چرا فایل اکسل از نیمه تبدیل به پی دی اف میشه و کامل انجام نمیشه؟؟

  8. سلام وقت بخیر
    من فایل اکسل با تعداد سطر و ستون زیاد دارم که وقتی به پی دی اف تبدیل میکنم بهم ریخته میشه و ستون هارو در صفحه های مختلف نشون میده، روشی میخام که بتونم بدون بهم ریختگی فایلو به پی دی اف تبدیل کنه؟

  9. سلام آیا برای گزینه export دکمه میانبر وجود دارد؟
    اگر نیست میتونیم اضافه کنیم یا نه
    با تشکر

    1. سلام و احترام؛
      با زدن کلید f12 پنجره save as باز شده و می توانید فرمت pdf یا هر فرمت دیگری را جهت خروجی گرفتن انتخاب کنید.
      به منظور سهولت امر شما می توانید در اکسل یک ماکرو تعریف نمایید که بسیار ساده است تنها کافیست از منو view روی گزینه macros سپس record macro کلیک کنید. اکنون در پنجره باز شده کلید میانبر دلخواه خود را بزنید، روی دکمه ok کلیک کنید. مراحلی که تمایل دارید با زدن کلید میانبر اجرا گردد را طی کنید به عنوان مثال از پرونده فعلی یک خروجی بگیرید.
      در نهایت مجددا به اکسل مراجعه کنید اکنون با زدن کلید میانبری که تعریف کردید مراحل مورد نظرتان که همان خروجی گرفتن از اکسل بوده است انجام می شود. 😀

  10. سلام آیا EXPORT دکمه میانبر داره ؟؟
    اگر نداره میشه میانبر اضافه کرد یا نه

  11. سلام
    من به هردو صورت رفتم.متاسفانه در روش اول اصلا برای من ذخیره بصورت پی دی اف نداره و بصورت دوم گزینه اکسپورت ندراه
    چکار باید بکنم؟

  12. دوستان عزیز سلام.
    ممکنه لطفا راهنمایی بفرمایین که چرا پس از تبدیل فایل اکسل به پی دف اف رنگ بعضی از متن ها از رنگی به سیاه و سفید تغییر پیدا میکند ؟؟
    و اینکه من وقتی اکسل رو به پی دی اف تبدیل میکنم در حالت Print حاشیه صفحه به نظر میرسد صحیح می باشد اما وقتی که به فایل پی دی اف تبدیل میگردد متاسفانه حاشیه های صفحه در فایل پی دی اف کوچیک میشوند و سایز بندی صفحه به هم میخورد . دوستان ممکنه راهنمایی بفرمایین که چیکار باید کرد ؟؟

  13. سلام و وقت بخیر ،
    من یه فایل اکسل دارم که حدود 20 شیت وقتی که select All Sheets رو میزنم و سیو میکنم روی pdf برام صفحه آخر یعنی صفحه 20 رو نمیاره و تا صفحه 19 هستش
    چیکار باید بکنم ؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا